Bạn là doanh nghiệp mới thành lập đang muốn sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy doanh nghiệp đang sử dụng. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Doanh nghiệp có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không? Chi phí để in hóa đơn điện tử là bao nhiêu? Hóa đơn điện tử có những tính năng nổi trội gì? Hãy cùng In Nam Mỹ tìm hiểu.
Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khởi tạo, lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký điện tử theo quy định tại Nghị định. Dữ liệu của hóa đơn điện tử đảm bảo không bị thay đổi trong quá trình truyền nhận dữ liệu giữa các bên liên quan.
Hóa đơn điện tử gồm hai loại: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín tại Thanh Hóa
Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn truyền thống
Hóa đơn thường được lưu trữ dưới dạng văn bản và được kiểm soát bởi doanh nghiệp và các cơ quan thuế.
HĐĐT được lưu trữ trong hệ thống CSDL của phần mềm. Dễ dàng lưu trữ và kiểm soát một cách công khai bởi các cơ quan thuế.
Hóa đơn thường sử dụng dấu và chữ ký của cá nhân có trách nhiệm pháp lý để làm căn cứ trước pháp luật.
HĐĐT sử dụng ứng dụng chữ ký số để đại diện cho pháp lý của doanh nghiệp.
Số seri của hóa đơn giấy: VC/15P
Số seri của hóa đơn điện tử: VC/15E
Trường liên: hóa đơn truyền thống có 3 liên, hóa đơn điện tử không có liên nào.
Về mặt lợi ích : HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí bảo quản và lưu trữ thông tin và giấy tờ của mình. Trong khi đó HĐĐT được lưu trữ dưới hệ thống CSDL giúp tối ưu việc quản lý thông tin và giúp các cơ quan hữu quan quản lý được các thông tin cảu doanh nghiệp một cách chính xác nhất.
Việc sử dụng HĐĐT là xu hướng tất yếu trong việc đơn giản hệ thống quản lý và lưu trữ dữ liệu cho các doanh nghiệp hiện nay. Đặc biệt là khi hệ thống giao dịch và các tiến trình giao dịch ngày một nhiều hơn. Hướng đến một hệ thống quản lý và vận hành để đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc kinh doanh của mình.
Ưu điểm nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy thông thường
Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống
- Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn so với in hóa đơn giấy.
- Tính bảo mật: Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể bị giả mạo.
- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế chấp nhận ngay trong ngày.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận được kết quả xác thực thông qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, gửi hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.
Những điều này sẽ góp phần thúc đẩy mạnh mẽ phát triển thương mại điện tử, giúp các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử có thể hoàn thiện quá trình kinh doanh từ mua bán điện tử, xuất hóa đơn điện tử, thanh toán điện tử…
Bản thể hiện của hóa đơn điện tử
In Nam Mỹ – Đại lý phần mềm hóa đơn điện tử VNPT tại Thanh Hóa
Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp như: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn. Hóa đơn được lập trên máy tính, ký số sau đó gửi lên cơ quan thuế để xác thực, cơ quan thuế trả về thông tin hóa đơn điện tử có mã xác thực cho doanh nghiệp. Sau khi hóa đơn được cơ quan thuế xác thực doanh nghiệp thực hiện chuyển hóa đơn điện tử đến khách hàng bằng phương tiện điện tử như: internet, email, SMS.., hoặc doanh nghiệp có thể in hóa đơn điện tử chuyển đổi và gửi cho khách hàng. Hóa đơn được cơ quan thuế xác nhận nên sẽ đảm bảo về độ chính xác và an toàn, khó có khả năng làm giả hóa đơn.
Khi áp dụng hóa đơn điện tử xác thực doanh nghiệp không cần lập báo cáo sử dụng hóa đơn vì tất cả thông tin liên quan đến hóa đơn đã được gửi lên cơ quan thuế khi xác thực.
Ngoài ra phần mềm còn nhiều tiện ích cho doanh nghiệp khi lập hóa đơn và kết nối với các phần mềm có sẵn của doanh nghiệp như phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm ERP…, các tính năng cho phép doanh nghiệp thống kê, báo cáo, xuất dữ liệu ra các chương trình khai thuế như HTKK, TVAN.. giảm thời gian lập tờ khai thuế.
Với kinh nghiệm gần 10 năm trong việc tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp, In Nam Mỹ hiểu rằng ngoài giải pháp phần mềm phục vụ đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ của doanh nghiệp, doanh nghiệp rất cần dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời, chuyên nghiệp trong quá trình sử dụng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm của VNPT sẽ được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp 24/7 tại bất kỳ thời điểm nào khi gặp khó khăn.
Tra cứu hóa đơn điện tử dễ dàng tại Thanh Hóa
Liên hệ tư vấn và báo giá
Bạn đang muốn đăng ký đơn điện tử. Hãy đến ngay với In Nam Mỹ chúng tôi. Hoặc gửi thông tin qua Email chúng tôi sẽ nhanh chóng báo giá, hỗ trợ ngay.
- Địa chỉ: 48 Minh Khai, Phường Ba Đình, TP.Thanh Hoá.
- Điện thoại: 0237.866.8888.
- Bộ phận kinh doanh tư vấn, hỗ trợ đặt hàng: 0948043368.
- Bộ phận kế toán, sản xuất: 02373757070
In Nam Mỹ – Địa chỉ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín tại Thanh Hóa