Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.
Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
- Không mất nhiều thời gian trong việc đặt in, thông báo phát hành hóa đơn. Việc xuất hóa đơn giấy hiện nay khá phức tạp. Thông thường, phải mất vài ngày khách hàng mới nhận được hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, chỉ cần vài cú nhấp chuột, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào nếu có internet.
Mẫu hóa đơn giấy truyền thống
- Giảm chi phí in hóa đơn và chi phí bưu điện gửi, bảo quản, lưu trữ hoá đơn… so với sử dụng hoá đơn giấy. Hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ tốn một khoản chi phí cho phần mềm hóa đơn điện tử. Như vậy, theo ước tính, chi phí của hóa đơn điện tử chỉ bằng 1/10 so với hóa đơn giấy.
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của hóa đơn điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin trên hóa đơn điện tử được liên kết trực tiếp vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hoá, dịch vụ.
- Giảm rủi ro mất, cháy hóa đơn và các khoản phạt liên quan…Hóa đơn điện tử được lập trên máy tính và cũng sẽ được chuyển cho khách hàng qua internet nên lo bị thất lạc.
- Có độ an toàn, chính xác cao.Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả. Có độ chính xác rất cao.
- Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì mọi thông tin đều đã được Tổng cục Thuế lưu trữ qua hệ thống phần mềm. Kế toán doanh nghiệp giảm bớt được việc báo cáo hằng tháng.
Hóa đơn điện tử bao gồm những nội dung.
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…
Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Thanh Hóa
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Người bán hàng hóa, dịch vụ (gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Cách thực hiện hóa đơn điện tử
Lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ thực hiện việc lập tra cứu hóa đơn điện tử bằng phần mềm chuyên dụng.
Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ cũng có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị trung gian để lập hóa đơn điện tử theo quy định.
Gửi hóa đơn điện tử
Gửi hóa đơn điện tử là việc người bán truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua.
Việc gửi hóa đơn điện tử có thể thực hiện bằng cách gửi trực tiếp hoặc thông qua đơn vị trung gian cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Các hình thức gửi hóa đơn điện tử
- Gửi trên Cổng tiếp nhận hóa đơn của bên phát hành (Web, Portal): Mỗi khách hàng sẽ có 1 tài khoản riêng để truy cập hệ thống để lấy hóa đơn
- Gửi tới địa chỉ email của khách hàng
- Với các trường hợp đặc biệt (khách hàng sử dụng nhiều dịch vụ, hàng tháng tiếp nhận nhiều hóa đơn): Gửi tự động đến Tool tiếp nhận hóa đơn (được cài đặt trên máy tính của bên nhận hóa đơn) Tích hợp qua Services.
Địa chỉ đại lý cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại Thanh Hóa
Ngày nay, xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy đang dần trở nên phổ biến trên thế giới. Đặc biệt ở Việt Nam, Tổng cục Thuế cũng đã có lộ trình triển khai hóa đơn điện tử trong công tác hiện đại hóa quản lý thuế, chuyển dần từ giai đoạn khuyến khích sử dụng sang giai đoạn bắt buộc sử dụng để thay thế hóa đơn truyền thống trong tương lai gần. Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng cường năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, tăng khả năng hội nhập toàn cầu.
Vì vậy ngày càng nhiều các doanh nghiệp cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử này cũng theo đó tăng lên. Tuy nhiên, lại có rất ít địa chỉ uy tín, chất lượng. Nên rất khó khăn cho khách hàng trong việc lựa chọn được địa chỉ đảm bảo cung cấp phần mềm chất lượng, thông minh.
Nếu các khách hàng đang phân vân không biết nên chọn địa chỉ nào cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì hãy chọn In Nam Mỹ. Đây là một trong những địa chỉ hàng đầu về đại lý cung cấp các phần mềm và giải pháp hóa tra cứu đơn điện tử cho nhiều doanh nghiệp.
Trên đây là những chia sẻ về hóa đơn điện tử, các bạn có thể tham khảo để biết thêm chi tiết nhé!
In Nam Mỹ với những lợi ích nghiệp vụ tối ưu đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng mà còn được yêu mến bởi sự nhiệt tình và dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 với phương trâm UY TÍN – CHẤT LƯỢNG – CHUYÊN NGHIỆP.
Liên hệ tư vấn và báo giá.
Bạn đang muốn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín tại Thanh Hóa. Hãy đến ngay với In Nam Mỹ hoặc gửi thông tin qua Email. Chúng tôi sẽ nhanh chóng báo giá, hỗ trợ ngay.
- Địa chỉ: 48 Minh Khai, Phường Ba Đình, TP.Thanh Hoá.
- Điện thoại: 0237.866.8888.
- Bộ phận kinh doanh tư vấn, hỗ trợ đặt hàng: Ms. Nhàn: 0948.043.368 – Ms. Tú: 0946.196.363 – Ms. Minh: 0949.129.368
- Bộ phận kế toán, sản xuất: 02373757070.
